يجب على المكتب الهندسي تعبئة كل تقرير من تقارير مراحل متابعة ضمان الأعمال فور اشعاره ببدء المرحلة، ويجب تعبئة تقرير كل مرحلة ضمن المدة الزمنية المحددة لكل منها.